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自計化について

自計化ってご存知ですか?

私が十何年も前に税理士事務所で働いていた頃は、税理士事務所に経理資料を渡し、それを会計ソフトで処理してもらっている中小企業がほとんどでした。

そのような作業を税理士事務所ではなく、企業側が会計ソフトを使って行うことを自計化といいます。あまり聞いたことがないかもしれませんが、税理士の業界では一般的に使われる言葉です。

最近は、自社で会計ソフトを使って経理処理をする中小企業が非常に増えてきました。弊社でも最近1年以内に顧問契約してくれたお客様はみんな自社でやっています。しかし、小規模企業ですと、税理士事務所や記帳代行会社に丸投げしている事もまだまだ多いようです。

自計化を行う一番のメリットはなんといっても、今現在の業績をすぐに把握できることです。外部に依頼すると結果が出るのはどうしても遅くなってしまいます。

例えば、8月までの請求書、領収書、通帳コピー等を9月に来てくれた担当者に渡します。9月中旬に渡したとすると、1か月分を入力するのに早くても数日から1週間はかかるため、結果が分かるのは9月下旬になります。通常ですと担当者は多くても月に1回の訪問でしょうから、8月分の結果が分かるのに1カ月位かかってしまいます。

これはまだ良いほうです。忙しくて経理書類を渡すのが遅れてしまった、あるいは税理士事務所の対応がいい加減であったりすると、何カ月も前の結果しか出せないということもよくあるのです。

そうすると以下のような問題が発生します。
・銀行に融資を申し込むと
社長「融資を申し込むのに試算表が必要と銀行に言われた。先生、最新の試算表をお願いします」
税理士「先日資料を頂いたばかりですから、あと1,2週間はかかります」

・決算が近づいて
社長「今期の利益や税額はどれぐらいになりそうですか」
税理士「半年前までの数字しかわかりませんから、まだはっきりとしたことは言えません」

こういう会社さんは結構多いです。このように資金調達や節税に大きな影響を与える可能性があるのです。そうならないためにも、できれば自計化を行ったほうが良いのです。

自計化のメリットとデメリット

♦メリット

  • 現状の業績を直ちに把握することができる
  • 数字から経営の問題点を見つけ出し、直ちに改善計画を立てることができる
  • 今後の利益や納税額の予想がしやすくなるので節税対策を行いやすい
  • 銀行からの信用度が増し、資金調達やリスケジュールにも良い影響をもたらす

このようにメリットは大きいといえます。しかし、デメリットもあります。

♦デメリット

  • 会計ソフトを使う分、自社の事務作業量が増えてしまう。経理社員がおらず、経営者が会計ソフトを使うとなると、日々の業務で後回しになってしまう可能性がある。
  • 知識が無い社員が会計ソフトを使うと間違いが発生しやすくなり、試算表等の数字があまり参考にならない可能性がある。

自計化をお手伝いします

デメリットで書いたような事になるなら、無理をせず今まで通り専門家に依頼した方が良い場合もあるでしょう。しかし、メリットが多いので自社の体制が整っているのであれば、ぜひ積極的に自計化をしていただきたいですし、しばらくは手伝ってもらいながらでも自計化をしてもらいたいと私は思います。

もし自社で会計ソフトを使って経理をしていきたいとお考えでしたら、当社でお手伝いできますのでご相談ください。なお、当社では弥生会計、freee、会計王を使っております。

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